Một phần mềm quản lý khách sạn, hay gọi tắt là PMS (Property Management System), là một ứng dụng đang trở nên hữu ích trong các khách sạn cao cấp, giúp đỡ người quản lý và nhân viên thực hiện các công việc khác nhau. Dù vậy, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một hệ thống PMS đúng đắn, mọi người nên biết rõ phần mềm quản lý khách sạn đó có thể thực hiện được những gì. 1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì? PMS một biện pháp cho phần mềm khách sạn, trợ giúp một số khách sạn, khu resort và một số tài sản tương tự để làm các công việc và hoạt động trong ngày. Hệ thống thường bao gồm nhiều công việc quản lý và quản trị, với những ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho. 2. Tại sao mỗi khách sạn cần một hệ thống PMS? Một giải pháp hệ thống quản lý khách sạn ngày càng quan trọng vì lĩnh vực khách sạn hiện đại được thúc đẩy qua công nghệ. Với một số nguồn đặt phòng có khả năng tới từ nhiều kênh, giá phải được chỉnh sửa thông minh cho việc theo dõi doanh thu. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho tới công đoạn thanh toán, trả phòng cần được diễn ra đồng bộ, linh động và chuyên nghiệp. Điều này vừa giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể trợ giúp giải quyết với nhiều thách thức trên. Một phần mềm quản lý khác sạn hoàn hảo sẽ cho phép nhân viên loại bỏ những thủ tục giấy tờ không nên thiết và thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Ngoài ra, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo. 3. Các tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì? Mặc dù có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm PMS trên ngành, vấn đề quan trọng là cần xác định một hệ thống có nhiều tính năng tuyệt vời cho khách sạn của bạn. Và đây là một số tính năng quan trọng nhất của một hệ thống quản lý khách sạn. a. Đặt phòng Chức năng trước hết và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn phải có là khả năng xử lý các yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống đúng đắn sẽ cho phép nhân viên không quá phức tạp thực hiện những nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,… b. Dữ liệu khách hàng thị trường công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều cần thiết là hệ thống quản lý khách cần bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như một số thói quen của họ như: khác hàng đã tới khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng nhiều dịch vụ nào,… Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu các khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho các chiến dịch quảng bá dịch vụ, những chương trình khuyến mãi đến nhiều khách hàng của mình. c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn Kế tiếp, điều quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản cần cung cấp một loạt các tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này phải bao gồm những tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho các đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng phải cho phép một số email xác nhận được gửi nhanh chóng. Thêm vào đó, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất nên có thể làm hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể không quá khó đưa cho khách hàng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng những dịch vụ khách sạn tính phí nào. d. Báo cáo Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn phải bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh nhiều báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và một số báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc nhiều quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn. Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất phải thiết trong ngành khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm hợp lý với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết phải triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là giải pháp mà những bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay. 4. Nhiều tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee nhiều tính năng chính của Ezibee: Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn, Quản lý các bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng, Quản lý khách hàng và những công nợ, Quản lý kho hàng, Thống kê, báo cáo tuyệt vời. Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách một số phòng trống, vị trí và giá một số phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý các giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách. Ezibee giúp bộ phận lễ tân có thể thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý những khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể xử lý một số vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng. Ứng Dụng quản lý tình trạng một số buồng, phòng để cập nhật tình trạng lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách đến và đi, quản lý các tài sản cố định trong phòng chi tiết. Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp giúp xử lý thống kê hàng hóa trong kho bằng các thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có chức năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và nhắc nhở cho nhân viên quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được dùng các để có phương hướng kinh doanh phù hợp hơn. Ứng Dụng quản lý khách sạn Ezibee quản lý thông tin của khách hàng rõ ràng như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý những công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời gian phải thu nhiều công nợ. Có thể bạn cần: phần mềm quản lý bida Tính năng xuất báo cáo chi tiết của Ezibee giúp khách sạn báo cáo tình hình kinh doanh tỉ mỹ cho nhà quản lý. Báo cáo có thể tùy chỉnh nhiều số như ca làm việc, một số dịch vụ đi kèm, báo cáo về lượng khách nghỉ trong ngày, tình hình những phòng và còn một số vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
