Bạn đang có tính toán kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hoặc là phát triển quy mô kinh doanh? Bạn cần tìm tòi về phần mềm quản lý khách sạn và hiệu quả quản lý của nó đối với tình trạng kinh doanh khách sạn. Bài chia sẻ ở dưới chúng tôi sẽ nêu ra các ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời mọi người cùng tìm hiểu. Để có lựa chọn hoàn hảo nhất cho việc kinh doanh của bạn. Điểm đặc biệt của phần mềm excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ Phần mềm excel là một phần mềm bảng tính của Microsoft hỗ trợ việc tính toán trở nên thuận tiện hơn. Phần mềm này đã sớm được dùng thông dụng trong những hoạt động kinh doanh đã lâu. Những năm gần đây, vẫn có khá nhiều khách sạn vừa và nhỏ dùng ứng dụng này trong hoạt động quản lý. Thế nhưng, với việc phát triển nổi bậc của công nghệ, quá trình quản lý phòng khách sạn bằng phần mềm excel để lộ ra một số nhược điểm, ngoài một số ưu điểm hiện có của phần mềm. Phần mềm excel giúp quản lý: Check in, check out khách ra vào hàng ngày Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, quan sát tình hình phòng dễ dàng (thông tin khách, thông tin phòng) In hóa đơn riêng cho những dịch vụ, có thể in ngay cho khách Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel Ưu điểm Miễn phí, đơn giản sử dụng: Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, trợ giúp mọi người triển khai một số công việc tính toán cơ bản một giải pháp không quá khó. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho nhiều dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn được chia thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu những chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết từng mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo yêu cầu của khách hàng. Lưu trữ, tra cứu và tính toán Với nhiều kỹ năng đơn giản, ứng dụng từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu liên tục, giải nhiều bài toán, tiện lợi cho việc làm báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với nhiều bảng biểu bằng nhiều con số cụ thể (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ được cập nhật khi thay đổi những tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng). Tiết kiệm chi phí, hiệu quả doanh thu Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được sử dụng chính xác nhất cho nhiều mô hình khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm không đáng kể. Nhược điểm Độ bảo mật dữ liệu thấp Khi sử dụng phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể không quá khó bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Vì tính phân quyền không được tích hợp. Và đảm bảo là những chủ kinh doanh đều biết được hậu quả của vấn đề đó. Dễ xảy ra sai sót Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ đúng đắn cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn tới sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian. Khó kết hợp với một số báo cáo Excel không thể tự động thống kê, tạo ra một số báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Chính vì thế, bạn sẽ cần mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động làm báo cáo. Không dùng được với khách sạn quy mô lớn Đối với các khách sạn có quy mô từ 3 sao trở lên, tích hợp những loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không có thể thỏa được hoạt động quản lý nữa. Từ nhiều ưu nhược điểm nói trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là phương án ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư. Dù vậy, để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh, đem lại nguồn lợi nhuận về lâu dài hoặc trong trường hợp khách sạn muốn phát triển số lượng phòng và mở thêm nhiều loại hình dịch vụ thì có thể xem xét vấn đề sử dụng phần mềm quản lý chuyên biệt hơn. Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa? Đọc thêm: phần mềm quản lý massage
